個人情報保護の取り組み

【個人情報保護方針】

マイボイスコム株式会社(以下「当社」といいます)は、マーケティングリサーチを通じて「生活者と企業のコミュニケーションメディア」を目指し、ネット・コミュニティ(My Voice)をベースにした生活者情報を発信し、企業の情報共鳴型マーケティングを支援したいと考えております。
当社ではこのような目的を達成するため、当社サイトの会員をはじめとするお客様の個人情報など様々な情報を取扱っておりますが、個人情報保護は当社に課せられた社会的責務であり、お客様の信頼が得られてはじめてできる事業であると認識しております。
そこで当社ではお客様情報を取得し、利用させて頂いている社会的責任を十分認識し、個人情報に関するリスクに対する合理的な管理策を構築し、維持向上させるため以下に示す個人情報保護方針を定め、この方針を具体的に実施するため当社独自の個人情報保護マネジメントシステムを構築し、確実に実行いたします。

(1)業務で利用する個人情報は、取得に際してその目的を明確に定め、取得させて頂く皆様に明示し、利用目的の達成に必要な範囲の内容に限り、取得させて頂きます。また、取得後につきましては、管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めるとともに、取得時に提示した利用目的の範囲内にのみ利用することを確実にするため、従業員等の教育を徹底してまいります。

(2)当社は、すべての業務で取り扱う個人情報および役員、従業員等の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守するため、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。

(3)取扱う個人情報に関するリスクを十分に分析及び認識し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止を行うこと。また、これらの事態が発生するリスクを察知した際には、迅速な是正処置を講じる体制を構築・維持いたします。

(4)個人情報を取得させて頂く皆様のご意見及び苦情については、取得時に提示する書面、当社ホームページ等に苦情及び相談の窓口を明示し、迅速な対応が可能になるよう体制を構築・運用いたします。

(5)本方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、ネットワークの技術動向、個人情報保護に関する社会情勢及び個人情報を取得させて頂く皆様からのご意見、苦情等の内容を十分考慮し、継続的に改善し、その水準を継続的に改善して参ります。

(6)本方針は、当社の社員及び採用募集者の個人情報等、上記マーケティングリサーチ事業に関連する個人情報以外の当社が取扱う全ての個人情報保護に関しても適用いたします。

以 上

2002年4月 1日制定
2017年6月 1日改定

マイボイスコム株式会社
代表取締役 高井 和久



【個人情報利用目的の公表】


当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第18条第1項に基づき公表します。

◆市場調査業務
当社は、マーケティングリサーチ(市場調査)の実施を主要業務にしており、アンケート等の方法による調査等によって取得した情報を統計的に処理し、企業その他団体等へ提供することを業務とするため、以下の目的で利用いたします。

1)調査対象者のモニター登録 2)調査対象者の摘出、調査連絡、調査票の送付、調査結果の分析 3)調査対象者に対するポイントや謝礼の配布、送付、景品、サンプルの発送 4)調査対象者からの問い合わせ対応、ご本人確認。 5)メールマガジンの送付

◆営業活動等の取引
取引先企業、団体等から当社のサービス等へのお問い合わせ、資料請求、お見積り、名刺交換、アンケートデータべスサービスの利用登録等で当社が取得した個人情報は、取引に関する連絡、相談、お見積り、受発注、決済等の取引業務および当社サービス等の営業に関するご紹介(電話、訪問、DM)に利用いたします。

◆採用活動
当社の求人募集にご応募またはお問い合わせいただいた求職者の個人情報は、求職者への採用情報の提供、当社採用担当部署からの採用に関連する連絡、通知、応募履歴の確認のために利用します。また、求職者が当社に入社された場合は、引き続き雇用管理のために利用します。

◆株主への対応
当社は、株主の会社法等法律に基づく権利の行使や義務の履行および各種法令に基づく所定の基準による株主資料の作成等の管理のために利用します。


【WEBサイトご利用に伴う個人情報の取り扱いについて】


当社では、当社が運営するWEBサイト(以下、「本WEBサイト」という。)を利用される方に関わる情報を以下の通り取り扱います。

◆個人情報の利用目的とお預かりする項目
当社は、本WEBサイトの登録フォーム、お問い合わせフォーム、資料ダウンロードフォーム、メールマガジン登録フォームに於いて、メールアドレスに加えて、以下の目的ごとに必要な【氏名、住所、電話番号】および各目的に必要な情報を、同意をいただいた上でお預かりします。

○市場調査業務
当社は、マーケティングリサーチ(市場調査)の実施を主要業務にしており、アンケート等の方法による調査等によって取得した情報を統計的に処理し、企業その他団体等へ提供することを業務とするため、以下の目的で利用いたします。

1)調査対象者のモニター登録 2)調査対象者の摘出、調査連絡、調査票の送付、調査結果の分析 3)調査対象者に対するポイントや謝礼の配布、送付、景品、サンプルの発送 4)調査対象者からの問い合わせ対応、ご本人確認。 5)メールマガジンの送付

○営業活動等の取引
取引先企業、団体等から当社のサービス等へのお問い合わせ、資料請求、お見積り、名刺交換、アンケートデータべスサービスの利用登録等で当社が取得した個人情報は、取引に関する連絡、相談、お見積り、受発注、決済等の取引業務および当社サービス等の営業に関するご紹介(電話、訪問、DM)に利用いたします。

◆個人情報の第三者への提供
当社では、お預かりした個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、以下の場合は除きます。
1)法令により提供を求められた場合
2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
3)公衆衛生上の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

前記にもかかわらず、当社は、取得した個人情報を、当該情報から本人を識別することのできない状態で、第三者に提供することがあります。また、当社は利用目的の範囲内で、個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合があります。その場合は、当社は、当該第三者との間で個人情報の保護に関する契約を締結し、当該第三者に対して、個人情報の適切な安全管理措置を行うことを義務付けるものとします。

◆本WEBサイトへアクセスしたことを契機として取得されるアクセスログおよびCookie
当社では、閲覧されたWEBサイトのセキュリティ確保、ユーザビリティ向上のため、アクセスログおよびCookieにより、閲覧された方の情報を取得します。
当社が利用する各種受付、登録フォームでは、セッション管理のためにCookieを利用しています。


【開示対象個人情報について】


当社が取り扱う開示対象個人情報の項目と利用目的は次のとおりです。

◆開示対象個人情報の項目

○調査対象者の情報
氏名、住所、年齢、生年月日、メールアドレス、その他の個人情報であって、当社の運営するWEBサイト等において調査対象者ご自身がご登録された個人情報

○お取引先の情報
氏名、電話番号(携帯電話、FAXを含む)、メールアドレス、会社名、団体名、部署名、役職、勤務先住所、などお取引先からご提供いただいた情報

○求職者の情報
氏名、電話番号(携帯電話、FAXを含む)、メールアドレス、会社名、団体名、部署名、役職、勤務先住所、など求職者からご提供いただいた情報

○株主の情報
氏名、住所および株主名簿記載事項

◆開示対象個人情報の利用目的

当社は、開示対象個人情報を、【個人情報利用目的の公表】において定める利用目的の範囲内で利用します。


【個人情報の開示等についての手続き詳細】

当社は、開示対象個人情報については、開示対象個人情報のご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等(内容の訂正、追加または削除)、利用停止等(利用の停止、消去および第三者への提供の停止)の求めに遅滞なく対応します。

1.開示等の求めの申し出先
1)調査対象者の情報に関しては、当社の運営する調査対象者向けのWEBサイトにおいて、調査対象者の登録時にご登録いただきましたメールアドレスおよびパスワードを入力することにより可能になる専用MYページ画面にて、開示等の求めに遅滞なく対応いただけます。

2)前記にて対応いただけない開示等の請求につきましては、お手数ですが、以下にご案内する所定の申請書にご記入および必要書類を添付のうえ、下記にてご郵送いただくようお願いいたします。

「開示等のご請求先」
〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-17-11
マイボイスコム株式会社 
「個人情報に関する苦情・問合せ窓口」 個人情報保護管理責任者 宛
 

2.開示等の求めに際してご提出いただく書面等
当社所定の「開示等請求書」・「削除・退会請求書」(注1)に必要事項を記入し、申請者様の添付書類(注2)及び手数料(注3)を同封の上、次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便等、配達の記録が残る方法で御申込みください。 この方法によらない開示又は削除・退会のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます。)には応じられませんので、ご了承ください。
又、「開示等請求書」・「削除・退会請求書」の記載に不備があった場合又はご本人であることが確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間経過しても再請求がない場合は開示請求がなかったものと対応し、手数料も返却いたしません。又、ご本人様であることを確認する為の書類は、開示結果に同封してご返却いたします。

(注1)当社所定の開示申請書
「個人情報に関する開示等申請書」
「個人情報削除・退会請求書」

(注2)申請者様の添付書類
運転免許証、住民票、健康保険証、パスポート、年金手帳、福祉手帳等の写し
●法廷代理人様によるご請求の場合は、ご本人の確認書類に加え、戸籍謄本・戸籍抄本・登記事項証明書も同封してください。
●任意代理人様によるご請求の場合は、ご本人の確認書類、代理人の方の確認書類に加え、「開示請求書」「削除・退会請求書」の委任状欄に捺印した印鑑の印鑑証明書も同封してください。

3.利用目的の通知および開示の請求に関する手数料(注3)
開示請求につきましては、1件につき1,000円の手数料をお支払いいただきますので1,000円分の郵便切手または郵便為替を同封してください。(個人情報の訂正・利用休止・削除のご請求の場合は、手数料はいただきません。)
手数料は原則返却いたしません。又、手数料が過剰であった場合でも、差額の返却はいたしません。手数料が不足していた場合および手数料が同封されていない場合は、その旨ご連絡しますが、ご連絡後2週間経過してもお支払いがない場合は、開示を行わないことと決定し、手数料の返却いたしません。

4.開示等の求めに対する回答方法
「開示請求書」・「削除・退会請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で郵便「日本郵政グループの本人限定受取郵便」により通知します。又、開示を行わない場合(注4)に該当する場合は、その理由を付記して通知します。なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

5.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに対応するために必要な範囲でのみ取り扱います。提出して頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了後、2年保管し、その後廃棄いたします。

6.開示等をお断りする場合(注4)
次の場合は、開示等のお求めを受付いたしかねますので、予めご了承願います。
・ご本人様又は代理人様であることを確認させていただく書類に、「ご住所」「お名前」「生年月日」「発行者氏名および発行日・交付日」等の記載がない場合、又は抹消されている場合
・請求書にご記入の「ご住所」「お名前」「生年月日」とご本人様であることを確認させて戴く書類に記載されている「ご住所」「お名前」「生年月日」が不一致の場合
・ご本人様であることを確認させていただく書類の有効期限が過ぎている場合(有効期限の表示がない各種証明書につきましては、発効日から3ヶ月以内のものとさせていただきます。
・偽造、改ざんした書類と判明した場合
・代理人様の代理権が確認できない場合
・法第25条第1項の規定による開示のご請求で、手数料のお支払いがない場合 また、次の場合は、法第25条第1項の規定による開示のご請求に関する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答いたします。また以下の場合であっても、お支払いいただいた手数料は返却いたしません。
・ご請求のあった情報項目が、当社保有個人データにない場合
・ご本人様または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害する恐れがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
・開示することが他の法令に抵触する恐れがある場合


【お問い合わせ・苦情受付窓口について】

当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情、相談については、以下までご連絡ください。

マイボイスコム株式会社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ

マイボイスコム株式会社 「個人情報に関する苦情・問合せ窓口」個人情報保護管理責任者 業務担当役員宛

〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-17-11
電話:03-5217-1911 E-mail:voice@myvoice.co.jp

また、当社が所属する認定個人情報保護団体は、以下のとおりです。
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

認定個人情報保護団体の名称
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先
 個人情報保護苦情相談室
住所
 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号
 03-5860-7565
 0120-700-779